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Inicio Guitarramania.com Eventos Cómo queremos y esperamos que sea el Guitar-Day:
Cómo queremos y esperamos que sea el Guitar-Day: PDF Imprimir E-mail
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Escrito por Helio   
Jueves, 21 de Mayo de 2009 08:04

Hola amigos,

Como en todo evento novedoso, hemos tenidos que plantear una estructura de trabajo inicial, y posteriormente, como siempre suele ocurrir, hemos tenido que ir cambiando y adaptando dicha estructura a las circunstancias y limitaciones impuestas por el espacio disponible y por la cantidad y calidad de los expositores que van a asistir a dicho evento. Es evidente que si se diseña una actividad partiendo de unas premisas, y a lo largo de la producción, dichas premisas van cambiando (para bien), debemos readaptar el modelo para que alcance plena viabilidad.

Ahora que nos encontramos a un poco más de dos semanas de la realización de dicho evento, y conociendo prácticamente todas las variables que intervienen en la ecuación, creo conveniente aclarar a TODOS (tanto visitantes como expositores), los cambios y ajustes realizados para resolver con el máximo acierto dicha ecuación. En mi calidad  de organizador, he ido retocando (y creo que mejorando) el modelo inicial para alcanzar las metas deseadas por todos los que intervienen.

¿Cómo queremos que sea el Guitar-Day?

Este Guitar-Day, o dicho de otro modo: El primer Día de la Guitarra organizado en España por Guitarramania.com ©, es un proyecto que descansa sobre cuantro pilares básicos que desde el principio han sido y siguen siendo inamovibles. Así que hemos cambiado algunas forma y modelos de evento, pero dichos pilares son lo que son, pues sin ellos, traicionaríamos la esencia de lo que somos y hacemos:

1º-El primer PILAR inamovible de todas las actividades que realiza Guitarramania.com © es el de la gratuidad de los servicios que prestan nuestros portales y foros a los USUARIOS. Por consiguiente, el Guitar-Day es un evento cuya entrada es GRATUITA para todo el que quiera venir, sea o no usuario registrado de nuestros servicios. Así se pensó, así se hace y así se hará en siguientes ediciones, si es que el éxito de ésta, nos empuja a seguir en ello (esperamos que así sea).

2º-El segundo PILAR inamovible también, es que este evento NI es una feria, NI deja competir por ostentación de productos y espacio. Muy al contrario, todo se hace con la mayor sencillez y a pie de obra, de manera a romper las clásicas barreras entre dos mundos tan cercanos y hasta ahora distantes: El del Fabricante/Importador y el del usuario final. Para ello rompemos con el formato de Stand clásico y con lo que conlleva, optando por un espacio diáfano de diálogo entre ambos lados de la barrera. De ese modo, el usuario se irá a casa con mucha más información de la que posee sobre tal o cual producto, además de llevarse también la imagen de una cara humana, en lugar de un frío logotipo de marca. El Fabricante/Importador, también se llevará algo muy valioso: El "Feed-Back" de los usuarios sobre sus creaciones o importaciones.

3º-Evidentemente, en este evento solo tienen cabida quienes fabrican y quienes importan productos en exclusiva, no se contempla la presencia de tiendas. Aunque, como todos sabemos, hay importadores Españoles que compatibilizan su labor de Importación y distribución con el de tienda comercial. Guitarramania.com © no pone impedimento alguno a su presencia, ya que su labor es de gran valor para el mercado, siempre y cuando los productos expuestos sean los que importa en exclusiva. En cuyo caso, es evidente que dicho expositor no viene en calidad de tienda, sino como un Importador más.

4º-Cualquiera que cumpla con las anteriores premisas, puede venir al Guitar-Day, ya que en él, cabemos TODOS. Por consiguiente, el coste de las instalaciones, asumido por los expositores, se ha calculado de manera que no pudiera convertirse en impedimento para NADIE. De ese modo, hemos conseguido que en el mismo espacio físico, y codo con codo, esté un fabricante de alto nivel junto o un importador de productos de boutique, y en medio de ambos, un joven emprendedor que realiza pedales, amplificadores o guitarras en su garaje o cuarto trastero.

¿Cómo se organiza en la práctica?

1º-Como todos sabemos el Guitar-Day tiene lugar el día 6 de Junio. Precisamente por el planteamiento del evento que se quiere puntual, monográfico y barato, su duración es de un solo día. Así que a partir de las 10h de la mañana, las puertas estarán abiertas a todos los que quieran venir. Pensábamos cerrar sobre las 8h de la tarde máximo, pero igual en función de la demanda, podemos atrasar la hora de cierre. Es verano y apetece salir más tarde, además la sala está alquilada hasta las 11h de la noche. Evidentemente, no podemos cerrar al público a esa hora, ya que ese horario incluye que el material esté todo recogido y liberado el local, pero hasta las 9h de la noche, seguro que tenemos tiempo. Hay mucho que ver si uno quiere disfrutar de todos los expositores.

2º-Para que todo pueda presentarse lo mejor posible, el viernes 5 por la tarde tenemos un horario fijo de montaje de 15h a 19h. Luego ya el mismo sábado la sala nos abre a las 9h de la mañana para que los expositores puedan ajustar detalles puntuales, pero hay que montar forzosamente el viernes ya que esa hora extra del sábado por la mañana da para poco.

3º-Al fondo de la sala grande disponemos de una Barra de Bar, propiedad de la sala, sobre la cual no tenemos control alguno aunque los precios nos han parecido bastante asequibles (2€ el tubo de cerveza o el refresco), bocadillos serios a 3€, de  manera que no será necesarios salir de la sala para comer. Estuve revisando el lugar, es un polígono industrial grande y bastante desangelado. Es cómodo para aparcar en los alrededores, pero para buscar un bar, debe de ser algo más complejo. Yo desde luego no vi ninguno cerca.

4º-He contratado a dos azafatas que estarán en recepción y se encargarán del reparto y venta de unas 500 camisetas y acreditaciones sin obligación alguna de comprar o usar. Son más que nada un recuerdo del evento, y se venden a coste fijo de 10€ en conjunto. El diseño ha sido el más votado por los usuarios: No hemos impuesto nada en ese sentido: Los usuarios del foro han aportado sus bocetos, se han votado, y han ganado los más votados. Las camisetas son de talla USA y de la prestigiosa marca: Fruit of the Loom. Es la mejor calidad posible y he pedido: 50 talla S, 200 Talla M, 200 Talla L, 50 Talla XL. Cuando se agoten se acabó, ya haremos más en otra ocasión. Os recuedo que existe un formulario de encargo/reserva de la acreditación y camiseta a través de los foros. Todo el que haga la reserva anticipada nos facilitará las cosas, ya que daremos una clave por mail, y con esa clave el usuario podrá recoger su o sus camiseta(s) y acreditaciones a la entrada del evento. Os recuerdo que las azafatas estarán en todo momento al servicio del evento, y podréis consultarles cualquier duda.

5º-En los locales disponemos de varios baños, vestuario, duchas, y espacios pequeños de almacenamiento. La entrada y salida se hará por un pasillo ya que las salas están climatizadas, y las puertas grandes permanecerán cerradas. Rogamos a todos los que vengan con un aparato o instrumento de su propiedad tengan a bien registrarlo a la entrada ya que pueden tener problemas al salir con él, pues por el bien de la organización, controlaremos todo el material que sale.

¿Qué puede esperar el visitante?

Evidentemente el visitante espera ver mucho material expuesto. Sin embargo, tal como hemos dicho, ya que no queremos que esto sea una feria, no solo hemos limitado el evento en cuanto a tiempo, también hemos simplificado enormemente el modelo de exposición Así que habrá mucho material, pero nada de stands ostentosos, sino espacios sencillos y funcionales. Cada expositor lo hará como más le apetezca, el evento se presenta sin formato: Simplemente unas líneas marcadas en el suelo, y cada cual organiza su espacio como quiere.

La gran diferencia entre este Guitar-Day y cualquier otro tipo de evento planteado en un espacio ferial, es que Revirock tiene dos platós de TV donde vamos a exponer, pero justo al lado hay locales de ensayo, y algunos están libres. Así que hemos alquilado los 6 locales disponibles que se encuentran al mismo nivel y a un paso de la zona de exposición. Con ello hemos planteado una exposición dual:

a)-Por un lado hay unos Stands en los que se expone y al mismo tiempo de forma totalmente medida en el tiempo y espacio, se harán clinics y/o demos destinados al público. Digamos que hemos pensado en ¼ de hora por clinic en Stand, y al no tener que apagar, encender y mover material, nada más acabe uno, empieza otro Stand con su turno. Y así, vamos a estar todo el día, permitiendo así que un Stand pueda repetir hasta 3 o 4 veces sus demos a lo largo del día. Eso nos da una agilidad que no tendríamos en caso de montar escenario y tener que desplazar material, montar y desmontar, con el riesgo que supone para amplificadores calientes, cables, etc... Ese ha sido uno de los principales cambios. Ya que ese modelo no solo agiliza el evento, sino que nos permite disponer de todo el espacio para exposición, ya que era imposible colocar a todo el mundo en un solo plató.

b)-Por otro lado, hay 4 salas de ensayo disponibles para que TODOS los expositores que así lo deseen, dispongan en esos locales, de un espacio por un tiempo de al menos 2h, para que todo el que quiera probar su material a volúmenes más elevados, lo pueda hacer, siempre y cuando el expositor esté dispuesto a que su material sea probado. En principio ningún expositor ha marcado directrices contrarias a esa idea, pero no olvidemos que el material pertenece al expositor y no a Guitarramania.com ©, así que si el expositor X decide que tal o cual material concreto solo está para ser visto y demostrado, pero no para ser probado, ese es su derecho y nosotros no vamos a intervenir en ello.

En resumen: El Guitar-.Day se diferencia de los eventos tradicionales en que tiene dos funciones básicas: Demos, exposición y contacto directo entre expositor y visitante, PERO a ello se añade algo muy práctico que es la disponibilidad de esos locales de manera a dar la opción de probar los productos en condiciones y sin molestar a los demás.

De esos locales ya hemos asignado uno a la parte acústica, ese queda ya adjudicado directamente a Alhambra, Yamaha, etc... y a todo expositor que traiga guitarras acústicas. Las otras tres salas de ensayo se repartirán de manera equitativa entre el resto de expositores que vienen con guitarras, amplis y pedales.

Además de esas 4 salas, hay dos salas más (que estaban libres), que he reservado para que nadie las ocupe y queden a disposición del Guitar-Day. Esas dos salas, pueden ser tomadas por quien quiera pero como están fuera de presupuesto, se pagan a parte. En principio, se han reservado por si un expositor grande considera que lleva demasiados productos para poder enseñarlos en condiciones en las 2h que tendrá asignadas en el planing global de tiempo de demos. Con esto puede optar por pedir una de esas salas, para disponer de ella durante todo el evento. Como es lógico y equitativo, si alguien quiere disponer todo el día de una sala de ensayo para él solo, tiene que pagar ese servicio a parte para evitar agravios comparativos.

Finalmente, si fuera necesario, a petición de algún expositor que quisiera más espacio propio, hay en el primer piso 7 salas más de ensayo libres, y se podrían alquilar aunque quedan distantes de la exposición ya que hay que usar ascensor o escaleras para acceder a ellas, y nos parece más cómodo que todo el Guitar-Day se desarrolle en un sitio concreto que ya ocupa toda la planta baja de Revirock.

 

Rifa y Feed-Back:

Tal como ya he comentado al principio, sabemos y tenemos asumido que por ser una novedad en España, el evento tendrá sus carencias, errores, etc... y evidentemente ya que queremos que el Guitar-Day se convierta en una mala costumbre inevitable, necesitaremos el Feed-Back de la máxima cantidad de asistentes. Evidentemente que nos digan que somos guapos, y que lo hacemos todo bien, no nos sirve de nada. Así que agradeceremos cualquier crítica por dura que sea, siempre que nos ayude a mejorar cualquier aspecto del evento.

Para eso hemos previsto una hoja sencilla en formato A4, en la cual pediremos un nombre (puede ser un Nick) y una dirección válida de mail. A continuación en formato test con casillas que puntúan del 1 al 5, pediremos que el visitante nos indique su valoración general del evento, y de cada uno de los 26 Stands presentes. El encuestado marcará las casillas valorando el evento en general y que tal ha visto a cada expositor. Además, evidentemente, al final de la página, dejaremos un espacio en blanco para que todo el que quiera escriba sus sugerencias.

Bien, en principio esas hojas se entregarán a la entrada a cada visitante, y estarán numeradas. En la exposición habrán un par de cajas de cartón para que a la salida o durante el evento, el visitante que quiera, pueda depositar su encuesta rellenada.

Como ya sabemos que da mucha pereza rellenar esos papeles que a nosotros nos son de enorme utilidad, hemos pensado gratificar a quienes rellenen su encuesta. Para ello he pedido a los expositores que puedan y quieran, que a tal efecto cedan una camiseta, un pedal, un afinador, un cable, o cualquier producto que les parezca un detalle razonable. No se trata de regalar un amplificador o una guitarra sino “algo” que estará en función de lo que cada expositor quiera o pueda. Al final del evento se hará una rifa con esas encuestas sacadas al azar, de manera a que 20 o 30 visitantes se vayan a casa con un detalle en agradecimiento a su colaboración.

Como sabemos que por infinidad de razones, es evidente que no todos los asistentes van a estar presentes al final del evento, pedimos que se nos indique una cuenta de mail, para que en caso de ausencia del ganador, podamos comunicar con él para mandarle su regalo.

 

Bien, espero que todas estas explicaciones despejen todas las dudas sobre este evento.Gracias por leer tamaño ladrillo. Laughing

Última actualización el Domingo, 24 de Mayo de 2009 09:53
 

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Saludos

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